이메일과 메신저만으론 업무의 효율성을 기대할수는 있지만 업무의 정리나 관리가 불가능하여 많은 회사에서 인트라넷을 도입하게 된다.
시중에는 아주 고가에서 저렴한 제품까지 상당히 많은 제품들이 난립(??) 하고 있으며 많은 회사에서 인트라넷을 도입하기 위해 많은 시행착오를 하고 있다…특히 자체적으로 개발해서 쓸려는 어설픈(^^) 개발사들도 참고할 내용을 정리해 볼려고 한다.
인트라넷을 검토하는 가장 큰 이유로 자료 보관 및 메일 대체수단으로 생각하는 경향이 많다. 하지만 이런 접근 방식으로 하다보니 그다지 성공하는 회사를 찾아보기 힘든게 사실이다.
첨 도입단계에서는 너도나도 한번씩 업무에 적용하고자 하다고 결론적으로 게시판만 잔뜩 늘어난 블로그가 되가는 모습에 실망하고 예전으로 돌아가는 경우를 흔히 봐왔다.
간단한 예로 우리가 PDA나 개인일정 관리를 위해서 사용하는 PIMS계통의 프로그램을 안써본 사람은 거의 없을거다..하지만 그 프로그램을 1년이상 사용하고 자신의 업무를 관리하는 사람은 매우 드물다. 전화번호 하나만 봐도 PDA나 개인 컴퓨터 주소록에 등록하지 않는다. 이에 반해서 회사 회계 프로그램은 어느회사에서도 다 사용하는 프로그램이다. 이 둘의 차이를 자세히 살피면서 왜 인트라넷이나 PIMS프로그램들이 성공하기 힘든지 ….
1. 인트라넷 설계는 주로 IT를 하는 주도하고 회계 프로그램은 주로 회계나 경리업무 전문가가 설계한 경우가 많다. 그래서 인트라넷은 좀더 프로그램 스럽고 이쁜 반면 회계 프로그램은 좀 구식 터미널 느낌이 나는 경우가 많다.
2. 인트라넷 도입은 윗사람이 꼭 필요해서 하는 경우가 많지만 회계 프로그램은 실무 담당자가 꼭 필요하다고 해서 구매하는 경우가 많다.
3. 인트라넷에 입력된 자료는 윗사람이 잘 안보고 회계로 입력된 내용은 윗사람이 잘 본다.
4. 인트라넷은 제품마다 무진장 다른거 같이 홍보를 하고 서로간에 호환이 전혀 안돼지만 회계는 기존의 데이타 다 가지고 올수 있다는 기본 전제하에 제품이 많고 모든 프로그램들이 메뉴나 사용법이 비슷하다.
5. 인트라넷은 입력되는 자료에 비해서 출력되는 내용이 1:1 이다..거진 게시판 수준…회계 프로그램은 전표 입력 하나 하고 나면 외우지도 못할정도로 많은 보고서 종류가 나온다.
6. 인트라넷에 올려놓은 자료는 시간이 지나거나 담당자가 바뀌면 거진 자료를 찾을 수가 없는데 회계는 담당자가 바뀌어도 바로 찾는다.
7. 인트라넷은 무진장 비싸고 회계는 거진 정찰제 수준의 가격이다.
간단히 살펴만 봐도 그 차이가 크다는걸 느낄 수 있다.
인트라넷을 만드는 분들이 꼭 생각해야 하는 몇가지를 정리한다면.
1. 인트라넷 도입은 절대적으로 임원 또는 최고 관리자의 의지와 추진력으로 해야 한다.
2. 윗사람이 잘 안쓰는 인트라넷은 절대 성공하지 않는다.
3. 프로그램이 좋아서가 아니라 그 용도가 명확해야 한다.
4. 게시판 형태의 인트라넷은 절대 성공하지 못한다.
5. 각각의 개인이 업무에 절대적으로 필요하다고 느끼지 못하면 마치 개인일정관리 프로그램처럼 도태된다.
6. 인트라넷은 관리가 아닌 정리와 공유의 개념이 우선되야 된다.
7. 인트라넷에는 자료가 쌓이는 백업 장소가 아니라 여러부서와 인력이 투입되고 진행되는 과정과 히스토리의 툴로 이용되어야 한다.
8. 전자결재도입시 매우 신중하게 생각해야 한다. 천만원짜리 결재문서를 1,2백만원짜리 인트라넷으로 결재하는건 고려해봐야 한다. 물론 더 비싼 인트라넷이라도 크게 다른바가 없지만..