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WorkPlan™

귀사는 일정관리를 위해서 어떠한 솔류션을 이용하고 있습니까.
아웃룩, MS-Project, PIMS, 인트라넷솔류션, MIS, ERP, 자체개발시스템, 능력있는팀장

위에서 가장 효과적인 선택을 한다면 능력있는 팀장입니다.
어떠한 솔류션도 능력있는 사람보다 효과적인 업무 처리가 불가능하기 때문입니다.
차선책인 일정관리를 위해서 솔루션의 사용중에 다음의 문제를 경험하지 않으셨는지요.
솔류션을 사용해 보지 않았더라도 동일한 문제로 솔류션 도입을 검토한 경험이 있으신지요

  1. 일정관리 시스템을 도입했지만 실제 초기에 사용하다 실제 업무와 맞지 않아 포기했다.
  2. 작업자간 업무 공유가 되지 않아 나만의 일정관리가 되었다.
  3. 관리자와 실무자를 동시에 만족하지 않아서 별도 지시 또는 보고등의 부가적인 업무가 발생하였다
  4. 일정관리로 업무문서를 대체하지 못해서 실무일정/전산상의일정/보고자료일정이 다른경우가 많다.
  5. 사용하는 사람과 안하는 사람의 차이가 크지 않아 사용률이 점차로 떨어졌다.
  6. 게시판/이메일/전자결재 위주의 솔류션이라서 일정관리보다는 문서관리에 치중되어 있다.
  7. 보고자료, 회의자료, 인수인계 자료를 위한 자료를 수집하기 어렵고 회의시간이 길어진다.
  8. 회의나 업무보고시 개인의 발표능력의 차이로 실제 문제를 파악하지 못하는 경우가 많다.
  9. 지연된 업무를 보고나 회의를 통해서만 알 수 있어 문제 대응시간이 길어진다.
  10. 실제 진행중인 업무상의 문제점 보다는 보고자의 의견에 치중한 회의나 보고로 관리자가 문제점 파악이 어렵다.

임원/관리자가 필요로 하는 일정관리

  1. 실시간으로 진행되는 모든 업무의 내용을 보고 없이 알고 싶다.
  2. 단위 업무의 진행 파악보다는 프로젝트 전반적인 업무 진행에 대한 스케쥴을 알고 싶다.
  3. 회의나 보고서가 실제 업무를 반영한 내용인지 알고 싶다.
  4. 매주 회의때마다 반복되는 주제로 회의시간이 길어지고 질문에 대한 별도보고 없이 즉시 현황을 알고 싶다.

부서장/팀장이 필요로 하는 일정관리

  1. 일정관리 시스템과는 별도로 회의록과 보고서 작성에 맞은 시간이 소요된다.
  2. 팀원들이 하고 있는 일에 대한 사항을 매번 회의를 통해서 파악하므로 회의가 많고 회의시간이 길어진다.
  3. 문서관리의 필요성을 느끼지만 실제 업무진행과 문서작업은 별개로 진행되는 경우가 많다.
  4. 퇴사직원 및 신규직원에 대한 인수인계가 잘 이루어 지지 않는다.
  5. 팀원/프로젝트 많은 경우 관심 분야에 대한 관리만 신경쓰다 일정관리를 놓치는 경우가 많다.
  6. 전체적인 업무 평가 보다는 업무평가 직전의 프로젝트로 업무평가 처리되는 경우가 많다.
  7. 유사한 프로젝트를 수행할때 경험자 이외의 업무자료 레퍼런스가 부족하다.
  8. 개인별 컴퓨터에 업무 자료가 누적되어 해당 컴퓨터에 장애나 퇴사시 업무 인수 인계에 어려움이 많다.
  9. 고객에게 일정관련 자료를 매번 만들어서 제공하고 해당 자료를 부서원과 공유하기 위한 회의가 자주 있다.

실무자가 필요로 하는 일정관리

  1. 실업무에 직접적인 도움이 되지 않는 관리를 위한 시스템이라 적극적 활용이 떨어진다.
  2. 일정관리로 등록한 업무가 나홀로 일정관리라서 메모나 기억에 의존하고 진행하는 경우가 많다.
  3. 다른사람과 동시 작업보다는 내가 하고 싶은 순서로 일하다 보니 전체 일정이 늦어지고 일정조정 회의가 많다.
  4. 업무 보고를 위해서 별도의 자료 작성에 시간이 많이 소요되며, 보고자료 보다는 구두 보고에 의존하는 경우가 많다.
  5. 프로젝트가 끝나자 마자 다른 프로젝트로 투입되어 문서정리에 소홀한 경우가 많다.
  6. 업무량과 관계없이 능력있는 담당자에게 일이 몰리는 현상이 자주 발생한다.
  7. 직접적으로 관련된 업무를 하지 않은 부서원과 업무교류가 되지 않아 업무처리가 개인화 되는 경향이 많다.

업무관리의 필요성

개인의 업무 능력을 평가하는 기준에서 개인의 실무능력 만큼이나 중요한것이 업무 관리 능력입니다.
아무리 일을 잘해도 혼자서만 잘하거나 문제가 생기기 전까지 사전 대응이 어려운 상황은 누구나 경험할 수 있습니다.
개인의 능력은 개인의 노력으로 해결될 수 있으나 업무 관리능력은 회사의 구조적 문제로 접근해야 합니다.
대기업의 경우 모든 업무관리를 시스템화 하여 개인의 업무 역량을 최대화 할 수 있는 관리를 하고 있습니다.
그러나 중소기업이나 벤처기업은 중간관리자의 관리 능력에 회사의 경쟁력이 크게 좌우되는게 현실입니다.
MIS같은 거대 시스템 도입에 따른 비용과 개인별 업무교육은 중소기업에서 현실적으로 어려운 문제입니다.
10명안팍의 회사나 100명이 되는 회사도 즉흥적 업무 지시와 보고로 돌아가는 모습은 주변에서 흔히 볼 수 있습니다.
이메일이나 게시판만으로는 업무관리나 일정관리가 어렵습니다.
회사에서 이메일로 업무처리를 하게 되면 초기에는 어느정도까지는 가능합니다.
하지만 점차 메일이 늘어나고 관련자가 많아지면서 메일 내용이나 첨부문서의 버젼관리가 안되는 문제가 있습니다.
또한 컴퓨터 내부에 저장하여 다른사람과 공유도 어려우며 보안에도 취약합니다.
컴퓨터를 바꾸거나 바이러스가 발생하면 상당 시간이 소모되게 됩니다.
게시판은 단순 데이타의 누적으로 사용이 한정적이고 프로젝트가 많아지면 게시판의 늘어나 관리가 어렵습니다.

개발자 생각

저 역시 IT에 20년 가까운 시간을 일하면서 실무자에서 관리자까지 단계별로 업무를 경험하였으며 일정관리의 중요성을 느끼게 되에 대한 국내에 출시된 많은 시스템을 직접 사용한 경험이 있습니다. 사용해본 대부분의 제품들은 판매위주의 기능이고 실제 관리 경험이 부족한 중소기업 제품이거나 특정 업체에 맞춤형태로 되어 실제 업무에 적용시 전체 기능의 20% 정도만 사용하고 불필요한 기능이 대분분이거나 이상적인 업무 처리에만 적용가능한 제품으로 도입후 6개월도 가지 못하고 전자결재와 공지사항 게시판 정도로 전락하는 경험을 수차례 했습니다.

이런 문제를 느끼고 2005년 최초의 사내 인트라넷 시스템을 관리자의 입장에서 직접 개발하여 사용하게 되었습니다.
개발을 하면서 가장 중요하게 생각한 내용은 손쉽게 입력하고 많은 정보를 추출하는 시스템이였습니다. 모든 회사가 회계시스템을 표준화하여 전표입력만 잘 하면 모든 경영정보 및 회계 자료가 출력되는 것과 동일한 개념으로 시작하였습니다. 정확한 데이타 입력만 요구하는 기존의 시스템은 일을 위한 일을 만드는 결과로 초기 도입시만 반짝 사용하고 데이타가 부실해 지는 경우가 많습니다. 또한 구매자 역시 단순히 일정관리가 된다는 제품이라고 생각하고 구매하여 무조건적으로 사용하라고 지시만 하여 실무자는 실무자대로 관리자는 관리자대로 적응하지 못하게 되는 경우가 흔합니다. 대표적인 예로 대부분의 인트라넷 시스템은 디자인이 화려하고 메뉴를 화려하게 처리하고 있습니다. 기본적인 기능에 충실한 다음에 메뉴나 디자인이 되어야 하나 보기에는 그럴듯 하면서 실제 기능에서는 사용이 복잡하고 기능의 개선이나 변경에 매우 어려운 구조를 가지고 있습니다.

제품선정을 위해서 많은 제품을 검토하면서 실제 사용사례에 많은 관심을 가졌습니다. 하지만 사용한다는 회사는 많았지만 그 내용을 실제로 보여주지는 않았습니다. 가장 흔한 이유로 회사의 기밀사항이라고 합니다. 경쟁사가 아니라면 PT를 위해서 보여주는것이 크게 문제될거나는 생각이 들지 않습니다.
또한 파는 자신의 회사조차도 사용하지 않는 일정관리 시스템을 판매하는 경우는 흔히 볼 수 있습니다. 물건을 팔러온 영업사원의 일주일간의 업무 일정관리와 내부적으로 어떻게 이용되는지만 보여달라고 할때 어떤 답변이 나올지는 아마 충분히 짐작한 답변을 듣게 될것입니다.

저 또한 데모사이트를 구축해 놓고 테스트 아이디로 데모용 데이타를 입력해 놓았습니다. 하지만 데모사이트에 아무리 보기 좋게 데이타를 넣어도 실감하지 못하는 문제는 당연합니다. 현제 테스트 계정으로 들어간 자료는 하나의 아이디로 일정이 들어가 있습니다. 이는 나홀로 아웃룩이나 PIM로 일정등록을 한것과 차이가 없습니다. 그렇기 때문에 실제 2,3명의 아이디를 가지고 회의 상황과 보고 상황, 업무 연계상황을 설명해야만 진정한 일정관리에 대한 개념과 데모가 가능합니다. 하지만 테스트 아이디를 여러개 공개한다고 해서 설명되기는 참으로 어려운 내용이라고 생각됩니다. 이 때문에 가급적 1개월 이상의 꾸준한 사용을 해야 그 의미가 파악됩니다. 만일 패키지가 1,2시간만 사용해서 사용이 가능하다고 말한다면 그 회사는 일정관리 시스템이 필요하지 않을 정도로 단순하거나 이미 충분히 관리가 잘 되고 있는 회사가 아니라면 그 패키지는 회사에 도움이 되지 못하는 시스템입니다. 일정관리는 나혼자 잘써서 되는것이 아니라 담당,팀장,임원 모두가 하나의 일정관리 프로세스를 이해하고 사용해야 그 효과가 나오기 때문입니다.

인트라넷을 개발한 많은 회사의 출발은 두가지 경우가 많습니다. 한가지는 게시판(전자결재)기능을 일정관리를 추가하거나 웹메일을 개발하다 일정관리를 추가하는 경우입니다. 두가지 모두 처음부터 일정관리가 주된 기능이 아니고 게시판(전자결재)로 제품성이 떨어져 아웃룩이나 PIM등의 일정관리 수준을 넣은뒤 인트라넷이라고 판매하거나 서비스 하는 경우가 많습니다. 특히 개발자 본인이 일정관리 자체를 해본 경험이 없는 3,4년차 개발자 수준이어서 업무의 전반적인 파악이 어렵기 때문에 화면만 그럴싸한 제품을 개발하게 되는것입니다.

전체 기능을 직접 개발을 하고 사용하다 보니 실무자의 의견과 다른 관리자들의 의견을 동시에 수렴하여 효과적인 방향으로 지속적인 기능 개선을 하게 되었습니다.
주변에서 많은 분들이 회사에서 사용하고 있는 시스템을 보고 개별 판매를 원하는 경우가 많아지다 보니 패키지의 모습으로 프로그램을 정리하여 WorkPlan™이라는 제품으로 탄생하게 되었습니다.
5년간 실제 업무에 사용하면 업무 정형화와 단순화를 거듭하여 만들어지 일정관리 시스템은 단순 학계의 이론이나 달력에 일정 적는 수준으로 불가능한 일정 관리 업무를 실무와 관리자 모두 100% 만족할 수 는 없어도 적어도 본 시스템 없이는 업무가 어려운 정도로 활용도가 높은 시스템으로 발전하였습니다.

WorkPlan™이 귀사의 업무관리에 도움이 될거라 확신드립니다.
감사합니다.  제품문의(info@workplan.co.kr)

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